Administração do tempo no trabalho: 8 técnicas fáceis e práticas
 
 
 

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29/03/2016

Administração do tempo no trabalho: 8 técnicas fáceis e práticas




Perdeu o prazo para entrega daquele projeto? Esqueceu aonde guardou aquela documentação importante? Vai fazer hora extra porque não conseguiu cumprir todas as tarefas durante o expediente?

Você não pode controlar como o tempo passa.

Tudo que lhe resta é se jogar na correnteza e nadar com ela.

Por isso, quando se diz que certa pessoa faz uma ótima administração do tempo no trabalho, trata-se, na realidade, de alguém que administra bem seus níveis de energia. Ou seja, alguém que usufrui de cada espaço do tempo disponível, inclusive, prevendo espaços para folga.

Esse alguém pode ser você.

Basta dedicar menos de cinco minutos para seguir xx técnicas de administração de tempo e aumentar sua produtividade:


1. Calcule e priorize

Quanto tempo vou demorar para fazer essa tarefa? Quantas horas posso passar nessa reunião? Quanto tempo vou levar para chegar neste lugar? Essas são perguntas que você deve sempre fazer. Calcular o tempo de trabalho e de compromissos e tentar respeitá-lo faz toda a diferença para você estimar o que pode dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo ao máximo. Depois de levantar suas obrigações é importante separá-las por ordem de prioridade, colocando sempre aquilo que tem mais urgência ou exige mais atenção antes de tarefas corriqueiras que podem esperar.


2. Prever o imprevisto

O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai te chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado(a). Resultado: você ficará desanimado(a) para se replanejar. Por isso, fazer uma administração do tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.


3. Diga “não”

Aceite que você não pode atender cada ligação nem responder todos os e-mails imediatamente. Ligações constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha. O mesmo para serviços de última hora: por menos volumoso que seja, quando você está atolado de trabalho, apenda a dizer não antes que você se comprometa seriamente com algo que não poderá cumprir.


4. Prazo é inspiração

Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical de inspiração: definir um prazo. Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou na sua ferramenta de gestão.


5. Use uma ferramenta de gestão

Investir em uma boa ferramenta para organizar, atualizar e arquivas documentos e processos de gestão, como compras, estoque, produção, qualidade, vendas, faturamento, contabilidade e fiscal vai te ajudar muito. Escolha uma ferramenta e concentre tudo lá, assim você não corre o risco de se confundir entre um aplicativo e outro. Veja algumas ferramentas que postamos nesse artigo: http://goo.gl/gCy6Dp


6. Prepare-se

15 minutos antes de cada reunião ou call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado(a) durante a reunião ou call, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.


7. Reunião: seja objetivo

Dê vida à parte mais chata e exigente do seu ser. Determine uma pauta de discussão (curta) e uma duração máxima para toda reunião que você convocar. Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa. Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não é ser diferente.


8. Fuja

Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso. Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa de um “retiro espiritual”. Mas não trapaceie: a menos que você trabalhe com elas, redes sociais estão proibidas.


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